Ce qu'Excel fait très bien, et où il s'arrête pour un chiffrage MOE

Si vous êtes architecte, architecte d'intérieur ou maître d'œuvre, votre chiffrage vit probablement dans Excel. Le nôtre aussi vivait là, au début. Et la première chose que nous avons apprise en construisant Raygister, c'est qu'il ne fallait pas en avoir honte.

Excel n'est pas un pis-aller que la profession subirait faute de mieux. C'est un des meilleurs logiciels jamais écrits, et s'il équipe la quasi-totalité des agences pour les DPGF, les métrés et les budgets, c'est pour des raisons solides. Cet article essaie de les regarder en face, avant de regarder tout aussi honnêtement l'endroit précis où le tableur s'arrête.

Ce qu'Excel fait très bien

En mai dernier, François, notre cofondateur, qui dirige une agence d'architecture d'intérieur à Paris, a commencé à monter ses chiffrages dans Raygister sur de vrais chantiers. En un mois, il nous a envoyé dix retours qui commençaient tous de la même façon : « comme dans Excel ».

Saisir une cellule et passer à la suivante sans cliquer nulle part. Un ctrl+Z qui défait vraiment la dernière action. Shift+clic pour sélectionner plusieurs lignes. Taper =3*7 dans une case quantité au lieu de sortir la calculatrice. Voir la somme des cellules sélectionnées s'afficher discrètement en bas de l'écran. Un historique de la cellule au clic droit. Des retours à la ligne dans une description avec ctrl+entrée.

Aucune de ces demandes n'est un caprice. Mises bout à bout, elles décrivent ce qu'Excel a réussi de plus profond : un ensemble de réflexes moteurs que des millions de professionnels ont incorporés au point de ne plus les voir. Un économiste ou un maître d'œuvre qui chiffre ne réfléchit pas à son outil, il pense en tableur comme on pense dans sa langue maternelle.

C'est pour cela que nous avons traité chacun de ces dix retours comme une exigence, pas comme une suggestion. La multi-sélection de lignes a été livrée une heure environ après le retour de François. La somme des cellules sélectionnées, demandée un 6 juillet, était en production trois semaines plus tard. Notre conviction d'équipe tient en une phrase : on ne fait pas changer d'outil un professionnel en lui demandant d'abandonner ses réflexes, on lui prouve que ses réflexes fonctionnent encore.

Excel fait donc très bien trois choses, et il faut les nommer. La souplesse : aucune structure imposée, une feuille vide accepte tout, du métré au planning. L'universalité : tout le monde l'a, tout le monde l'ouvre, une entreprise consultée n'a jamais besoin de créer un compte pour lire un .xlsx. Et la vitesse de la main : pour saisir et calculer vite, seul, sur son propre fichier, rien ne le bat.

Le problème n'est dans aucune de ces trois forces. Il commence exactement là où elles s'arrêtent : au moment où le fichier quitte votre machine.

Où il s'arrête : le jour où le fichier part en consultation

Un chiffrage de MOE n'est pas un document solitaire. C'est une conversation entre un descriptif, des entreprises, un client et un chantier. Et une conversation dans Excel produit toujours les mêmes symptômes. Nous les connaissons par nos propres tickets.

Excel ne sait pas qui doit remplir quoi. Un des premiers retours reçus d'une entreprise consultée sur Raygister portait sur l'export Excel justement : « il faudrait indiquer au consulté quelle est la colonne qu'il doit remplir ». La remarque paraît triviale. Elle dit une chose structurelle : un fichier n'a pas de rôles. Rien n'y distingue la colonne du maître d'œuvre de celle de l'entreprise, rien n'empêche d'écraser une formule, rien n'indique ce qui est attendu, permis ou interdit. Chaque agence compense avec des cellules verrouillées, des codes couleur et un mode d'emploi dans le mail d'envoi, c'est-à-dire avec de la discipline. La discipline des autres est un matériau fragile.

Excel ne sait pas comparer trois fichiers qui ont vécu. Envoyez le même DPGF à trois entreprises, et il vous revient en trois exemplaires qui ont chacun mué : une ligne ajoutée ici, une désignation reformulée là, un onglet renommé, une TVA modifiée. La comparaison ligne à ligne, celle qui repère le poste oublié chez le moins-disant, devient un travail de collationnement manuel. Nous avons décrit dans un autre article ce que cette comparaison devrait être, avec une grille commune où chaque case dit quelque chose, y compris les vides et les mentions « par vos soins » ou « hors lot ». Ce n'est pas qu'Excel soit incapable d'afficher trois colonnes côte à côte. C'est qu'il ne peut pas garantir que ces colonnes parlent encore des mêmes lignes.

Excel ne sait pas ce qui s'est passé, ni quand. Le 26 mai, François nous a écrit ceci pendant une consultation : « l'entreprise est en train de saisir ses prix, je le vois en temps réel c'est top. Ça serait intéressant de savoir à quelle date / heure elle a répondu ». La seconde phrase est devenue une fonctionnalité la semaine suivante : chaque réponse d'entreprise est horodatée. Mais c'est la première phrase qui mesure l'écart avec le tableur. Une consultation menée par fichiers est une boîte noire : entre l'envoi et la réception, vous ne savez pas qui a ouvert le dossier, qui a commencé, qui a renoncé. Le fichier ne raconte pas son histoire ; quand une désignation a été modifiée par l'entreprise, rien ne vous le signale, et c'est pourtant parfois là que se cache l'écart de prix.

Excel ne sait pas ce que contiennent ses cellules. Pour un tableur, « Dépose carrelage et chape - zones humides » est une chaîne de caractères. Il ne sait pas qu'il s'agit d'un poste de démolition, qu'une dépose de carrelage appelle presque toujours un ragréage, ni que ce ragréage manque au descriptif. Le 3 juin, François a envoyé le ticket le plus court de notre histoire : « l'IA a pensé au ragréage / chape que mon archi n'a pas décrite ». C'est le genre de service qui exige de comprendre le contenu, pas seulement de le stocker. Un tableur stocke admirablement. Il ne comprend rien, et il n'a jamais prétendu le contraire.

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Garder les réflexes, changer de structure

La conclusion que nous en tirons n'est pas « quittez Excel ». Vous continuerez à l'utiliser, et souvent avec raison : pour un calcul rapide, une simulation personnelle, un document qui ne circulera pas. La conclusion est plus étroite et plus utile : le chiffrage d'un projet qui implique d'autres acteurs que vous mérite une structure que le fichier ne peut pas offrir, avec des rôles, une grille commune, un historique, et une lecture du contenu.

C'est le pari de Raygister : reconstruire les réflexes d'Excel, un par un, dix tickets à la fois, à l'intérieur d'une structure faite pour la consultation et le chantier. Quand ça marche, personne ne le remarque, et c'est le but. Le jour où François a cessé d'écrire « comme dans Excel » en tête de ses retours, nous avons su que la première moitié du travail était faite.

La seconde moitié suit le fil réel d'une opération, celui que le fichier perd en route. Un chiffrage devient une consultation, une consultation devient un marché par entreprise, avec sa négociation et ses remises de clôture, puis un chantier avec ses avenants et ses situations d'avancement, jusqu'aux paiements. Aujourd'hui, chacune de ces étapes vous fait rouvrir un fichier différent, et souvent recommencer la saisie. Notre direction est de faire circuler la même donnée d'un bout à l'autre : la ligne chiffrée à l'esquisse est celle qu'on consulte, celle qu'on signe, puis celle qu'on paie.

Si vous voulez voir où en est cette trajectoire sur un de vos projets, envoyez-nous une notice ou des plans : nous vous renvoyons le DPGF structuré, et vous jugerez sur pièces.